Betur heima setið en af stað farið?

Alma Lísa Jóhannsdóttir skrifar

Þegar til stendur að breyta skipulagi innan stjórnsýslunnar er afar mikilvægt að undirbúa ferlið vel. Reynslan hefur kennt okkur margt og rannsóknir hafa sýnt fram á að ávinningur af slíkum ákvörðunum getur orðið lítill sem enginn ef ekki er staðið vel að málum frá upphafi.

Almennt telst góður undirbúningur og samþætting ólíkra verkefna vera lykilatriði í skipulagsbreytingum. Einnig verður að huga vel að starfsfólki í öllu ferlinu. Ákvörðunin þarf að vera vel ígrunduð og tryggja þarf að hún sé skynsamleg. Því þarf að meta hvort ákvörðunin hafi áhrif á það hvort hægt sé að fá hæft starfsfólk til starfa í kjölfar breytinganna og gæðum- og  kostnaði  við breytingar á  þjónustunni svo eitthvað sé nefnt. Ljóst er að margir hagsmunir takast á: Starfsmanna, stjórnmálanna, hagsmunaðila, byggðasjónarmiða og notenda. Slík ákvörðun getur því verið flókin og vanda þarf til verka.

Markmiðið með breytingunni verður að liggja fyrir. Hvers vegna er farið af stað? Eru forsendurnar fjárhagslegar, stjórnsýslulegar, rekstrarlegar, samfélagslegar, faglegar eða hugsanlega pólitískar? Er markmiðið að fækka starfsfólki, samnýta húsnæði, draga úr rekstrarkostnaði eða ráða landsbyggðarsjónarmið? Rökin þurfa að liggja fyrir og þau verða að vera skýr. Framtíðarsýnin birtist því í rökunum fyrir ákvörðuninni og mat á árangrinum í kjölfarið.

Mikilvægt er að skilgreina þær aðgerðir sem þurfa að eiga sér stað, frá upphafi til enda, áður en hafist er handa. Ítarleg úttekt á hagkvæmni slíkrar ákvörðunar bæði hvað faglegan- og fjárhagslegan ávinning þarf að liggja fyrir. Eðlilegt er að gera áætlun um framkvæmdina sem lýsir ferlinu, hvenær ráðgert er að ljúka vinnu við langtímastefnumótun fyrir breytta stofnun, hvenær nýtt skipurit liggur fyrir ef um slíkt er að ræða og skilgreining á megin samþættingu verkefna.

Þegar stór ákvörðun eins og flutningur stofnunar á landsbyggðina er tekin mæla fræðin einnig með því að gerð sé ítarleg staðarvals- og hagkvæmnisathugun. Þættir eins og samsetning atvinnulífs og þekkingar á viðkomandi svæði eru metnir, samgöngumöguleikar, fjarskipti, félagsleg aðstaða ásamt öðrum hagkvæmnisþáttum. Horfa þarf til aðstöðu-, launa- og flutningskostnaðar og áhrifa flutninga á tekjumyndun viðkomandi stofnunar.

Í nágrannalöndum okkar hafa fjölmargar stofnanir ríkisins verið fluttar frá höfuðborginni til landsbyggðarinnar. Í skýrslu sem birt var í Danmörku, um flutning stofnana frá höfuðborginni til landsbyggðarinnar, má sjá að slíkur flutningur kostaði hálfa milljón danskra króna, eða sem nemur um tíu milljónir íslenskra króna á hvern starfsmann. Í skýrslunni kom einnig fram að tölur frá Svíþjóð voru enn hærri, allt að  840 þúsund danskra króna, eða rúmlega 17 milljónir íslenskra króna á hvern starfsmann. Mikilvægt er því að meta útkomuna. Hverju skilar flutningurinn samfélaginu á móti þeim kostnaði sem flutningurinn felur í sér?

Ljóst er að skilgreina þarf áhættuþætti. Það felur í sér að fara yfir hvað getur valdið því að breytingarnar mistakist. Meta þarf áhrifin af ákvörðuninni á starfsfólk og hag þeirra með öðrum þáttum. Viðhorf starfsmannanna til breytinganna eru afar mikilvæg í þessu samhengi.

Þegar litið er til reynslu af skipulagsbreytingum innan stjórnsýslunnar má sjá að oft er undirbúningi við slíkar ákvarðanir ábótavant. Þá hefur ákvörðunin ekki verið nægilega vel undirbúin, framtíðarsýnin er óskýr, skort hefur mælanleg markmið, ætlanagerð ófullkomin eða ekki er gert ráð fyrir þeim kostnaði sem hlýst með skipulagsbreytingunni.

Andstaða við breytingarnar er samkvæmt könnunum ein helst ástæða fyrir því að breytingar mistakist. Stuðningur við lykilstarfsfólk hefur mikil áhrif á viðhorf til breytinganna. Einnig væntingar og skilningur á þörfinni fyrir skipulagsbreytingunni. Slæm verkefnastjórnun, skortur á hæfni þeirra sem stýra breytingunum og skipulag í ferlinu eru einnig þættir sem skipta töluverðu máli ásamt áhrifum sem breytingarnar hafa á starfsumhverfi.

Tryggja þarf samráð og upplýsingagjöf við starfsfólk alveg frá upphafi og til enda.  Óvissa getur verið afar erfið. Ef undirbúningstími er langur getur óvissutími lengst. Það þarf því ávallt að passa að ábyrgð á ferlinu sér skýr og að ábyrgðaraðilar hafi stjórn á ferlinu frá upphafi til þess að það valdi stofnuninni ekki skaða.

Skýra þarf stöðu starfsfólks. Heldur starfsfólk kjörum sínum og störfum? Hefur breytingin áhrif á aðra hagi starfsfólks? Hér má t.d. nefna að ef hún krefst þess að starfsfólk flytji þá þarf sérstaklega að huga að því. Hefur starfsfólk fengið tilboð um aðstoð ef með þarf? Geta þau leitað til einhvers til þess að fá upplýsingar og skýr svör?

Hlutverki stofnana ríkisins er að sinna þeirri grunnþjónustu sem ríkið ber ábyrgð á samkvæmt lögum. Eitt það mikilvægasta fyrir hið opinbera ætti því að vera að finna rétt starfsfólk til að starfa í þessari viðkvæmu þjónustu fremur en að nota opinbera vinnustaði sem pólitískt vopn. Héraðspólitík snýst um að draga að sér starfsemi og að skapa vöxt, ekki að færa yfirvald. Skipulagsbreytingar kalla á sérstakt fjármagn, undirbúning og skýr markmið. Ákvarðanirnar um slíkt verða því að vera vel ígrundaðar og vinnubrögð vönduð enda grundvöllur góðra stjórnsýsluhátta.