Árangurinn byrjar og endar með starfsfólkinu

„Það gengur ekki að beita neinu offorsi eða forskrift að ofan. Við erum núna að byrja að vinna saman í fyrirkomulaginu og erum aðeins búin að breyta skipulaginu sem allir þurfa að venja sig við. Við þurfum síðan bara að finna taktinn og stofna nýtt starfsmannafélag.“

Eftir Bjarna Brynjólfsson Ljósmyndir: Birgir Ísleifur Gunnarsson

Snorri Jónsson mannauðsstjóri menningar- og viðskiptaráðuneytisins tók á móti viðurkenningu sem ráðuneytið fékk fyrir að vera hástökkvari ársins 2024 í könnun Sameykis um Stofnun ársins. Þá hafði ný ríkisstjórn ákveðið að ráðuneyti menningar og viðskipta yrði lagt niður og málaflokkar þess fluttir til matvælaráðuneytisins annars vegar og háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytisins hins vegar.

Snorri viðurkennir að lítil tækifæri hafi verið fyrir starfsfólkið að fagna viðurkenningunni þar sem rússíbanareið vegna breytinganna tók strax við. „Þetta voru svolítið súrrealískar aðstæður fyrir okkur en engu að síður var mjög ánægjulegt að fá viðurkenningu fyrir að vera frábært ráðuneyti. Við vorum samt ekki lögð niður fyrir að vera það,“ segir hann galvaskur.

Mannauðsstjóri með kennaramenntun

Snorri er tiltölulega nýfluttur ásamt þeim hluta starfsfólks ráðuneytisins sem flutti til háskóla-, iðnaðar- og nýsköpunarráðuneytisins á eina hæð í nýrri stuðlabergsklæddri byggingu við Reykjastræti. Í hinu nýja ráðuneyti menningar, nýsköpunar og háskóla sameinast nokkrir málaflokkar eldri ráðuneyta en aðrir málaflokkar flytjast til annarra ráðuneyta. Ráðherra er Logi Einarsson.

Snorri er menntaður kennari en tók mastersgráðu í mannauðsstjórnun. „Ég kenndi í stuttan tíma en fór svo fljótlega að vinna í tæknifyrirtæki og síðar sem mannauðsstjóri eftir að ég hlaut menntun í faginu. Ég kom í ráðuneytið frá Domino’s Pizza þar sem ég var mannauðsstjóri, en þar unnu 850 manns þegar mest var.“ Hann kveðst hafa verið farinn að hugsa sér til hreyfings úr pizzunum þegar hann sá stöðu mannauðsstjóra í menningar- og viðskiptaráðuneytinu auglýsta. „Mig langaði til að ögra mér aðeins og fara í geira sem ég þekkti ekki og sótti því um. Ég óttaðist mest að það yrði kannski frekar dauft yfir þessu starfi en raunin hefur verið allt önnur. Bæði er meiri hreyfing á fólki innan stjórnsýslunnar en ég átti von á og svo kom ég inn í nýstofnað ráðuneyti þar sem verkefni voru ærin.“

Þegar Snorri hóf störf í menningar- og viðskiptaráðuneyti Lilju Alfreðsdóttur þáverandi ráðherra var ráðuneytið orðið eins árs. „Mér mætti gæðafólk, vel menntað og afkastamikið. Nú þekki ég afköst og álag úr einkageiranum. Mýtan um að opinberi geirinn sé eitthvað öðruvísi en einkageirinn var bara söltuð niður í tunnu á viku eitt í nýju starfi,“ segir Snorri.

Starfsfólk í menningar- og viðskiptaráðuneytinu taldi 40 en í nýju ráðuneyti eru um 50. „Við erum búin að vera tvo mánuði að koma málefnunum fyrir í sitthvoru ráðuneytinu, atvinnuvegaráðuneytinu og okkar. Við erum með menninguna, skapandi greinar, fjölmiðla og háskólana. Það er mikið undir, margar og stórar stofnanir og margir milljarðar. Snertiflöturinn er því víða,“ segir Snorri.

Voru neðarlega í Stofnun ársins 2023

En hverju þakkar þú árangurinn í könnuninni?

„Hann byrjar og endar með fólkinu. Það var einnig vilji hjá stjórnendum til að laga þá hluti sem voru ekki í lagi. Ég var búinn að vera hjá ráðuneytinu í mánuð þegar könnunin um stofnun ársins kom 2023, og það verður að viðurkennast að við vorum svolítið að skrapa botninn þá.“

Þið tókuð sem sagt alvöru hástökk?

„Okkur fannst þetta ekki ásættanlegt. Ástæðurnar voru nokkrar en við sáum fljótlega að það væru ávextir í augnhæð sem hægt væri að grípa og laga málin fljótt. Það var til dæmis upplýsingagjöfin. Hvernig er upplýsingum komið á framfæri við starfsfólkið og berast þær á réttum tíma? Við vorum að brenna okkur á því að upplýsingar voru stundum orðnar úreltar þegar þær bárust. Við gátum því tekið vel til þar. Það fólst í að miðla betur, greina frá því hvað væri að gerast og hvernig málin væru að þróast. Við gerðum það t.d. með því að miðla fundargerðum ráðuneytisins á innri vef hraðar en hafði verið gert. Stundum hafði það dregist vegna þess að það var bara ekki talið forgangsverkefni. Svo tók ráðuneytisstjórinn, Sigrún Brynja Einarsdóttir, upp vikulega örfundi þar sem farið var yfir hvað væri að gerast í starfseminni, hver væri fara með ráðherra hvert og hvað væri að gerast á þinginu. Þessi lifandi upplýsingamiðlun var grundvöllur þess að við hækkuðum mjög skart á þeim mælikvarða.“

Snúið að glíma við húsnæðismálin

Snorri segir að snúnara hafi verið að glíma við húsnæðismálin og starfsaðstöðuna. Ráðuneytið var í húsnæði á þremur hæðum sem voru ekki samliggjandi, þar sem annað ráðuneyti var á hæð á milli. „Það verður nú að segjast að það var svolítið galin uppsetning. Svo kom upp mygla í húsnæðinu. Hluta af starfsstöðinni var lokað og við þurftum að þjappa okkur saman og fara meira í fjarvinnu. Þetta var eiginlega ástæðan fyrir því að við hækkuðum ekki jafn mikið eins og við ætluðum okkur á milli áranna 2023 og ’24. Svo reyndist hæðin sem við vorum á einnig óhæf til íveru.“

Ráðuneytið flutti þá í Hafnarstræti og starfsfólkið komst loksins fyrir á einni hæð. „Við það varð bragurinn allur annar og samskiptin betri,“ segir Snorri. Hann kveðst ætla að fara sér hægt varðandi að hrista hópinn úr ráðuneytunum tveimur saman. Slíkt taki alltaf ákveðinn tíma. Málaflokkar hins nýja ráðuneytis séu samt að vissu leyti líkari en þeir sem voru í fyrra ráðuneyti. „Það gengur ekki að beita neinu offorsi eða forskrift að ofan. Við erum núna að byrja að vinna saman í fyrirkomulaginu og erum aðeins búin að breyta skipulaginu sem allir þurfa að venja sig við. Við þurfum síðan bara að finna taktinn og stofna nýtt starfsmannafélag.“

Stofnun ársins nákvæmt mælaborð

Snorri segir að könnun Sameykis um Stofnun ársins sé frábært mælaborð á gæðum starfsstaða. „Þessi könnun er gefins mælaborð sem gefur mjög nákvæmar niðurstöður. Allir þurfa að taka fullt mark á niðurstöðunum og vinna með þær.“ Hann nefnir sem dæmi að lýsingin hafi verið í ólagi í fyrra húsnæði ráðuneytisins og því miður hafi ekki tekist að laga það áður en könnunin var gerð. „Við gátum aðeins haft áhrif á það hvernig húsnæðið leit út. Þegar við fluttum inn og kveiktum ljósin þá var bara svona skurðstofulýsing. Við vorum eiginlega með ljósin slökkt og bara með lampa. Það sést bara í mælingunni: Lýsing slæm.“

Hann segir að ákveðið hugrekki þurfi hjá stjórnendum til að viðurkenna slakar niðurstöður. „Við kynntum niðurstöðurnar fyrir starfsmönnum. Staðan er bara svona og nú förum við í úrbótavinnu. Við buðum síðan tveimur af hverri skrifstofu í vinnuhóp og lögðum spilin á borðið varðandi það hvernig mögulegt væri að laga hlutina. Og það fóru bara allir mælikvarðar upp.“

EKKO-stefnan frábært tæki

Víkjum aðeins að öðru. Hafið þið verið að vinna með EKKO-stefnuna?

„Já, hún er frábært tæki til að fræða fólk og hafa skýra ferla ef slík mál koma upp. Við höfum fengið sérfræðinga í svona málum til að fræða starfsmenn. Við tókum upp þann fræðslufund og hann var aðgengilegur í nokkurn tíma á innri vef þannig að allir fengu tækifæri til að kynna sér skilgreiningar á þessum hugtökum. Það þarf að vera skýrt hvað tekur við ef einhver upplifir einelti, ofbeldi eða áreitni.“

Snorri segir að það hafi varla verið dauð stund síðan hann hóf störf hjá stjórnarráðinu. „Við kláruðum sameiningu ráðuneyta, svo komu kosningar og við erum komin í aðra sameiningu. Og öll þessi húsnæðisvandamál sem við lentum í,“ segir hann og dæsir. „En þetta hefur samt verið ótrúlega skemmtilegur tími og brjálað að gera. Sem betur fer hefur gengið ágætlega og mér líst vel á framhaldið.“