Úthlutunarreglur gilda frá og með 1. febrúar 2025
1. Markmið
Markmið þessara reglna er að koma á framfæri skýrum leiðbeiningum til sviða, starfseininga og starfsstaða hjá Reykjavíkurborg varðandi hvernig þau geta nýtt Fræðslusjóð til að þróa hæfni og þekkingu starfsfólks þannig að þau geti á betri hátt uppfyllt þær kröfur sem starfsemin kallar á hverju sinni.
2. Réttur til að sækja um styrk
Rétt til að sækja um styrki hafa starfsstaðir Reykjavíkurborgar vegna félagsfólks Sameykis sem þar starfar og greidd eru iðgjöld fyrir til sjóðsins.
3. Hvað er styrkt
Deildir innan starfseininga/sviða geta sótt um styrki vegna skipulagðra fræðsluferða og sérhæfðra ráðstefnuferða sem miða að því að þróa starf tiltekins hóps innan vinnustaðarins.
Almenna viðmiðið er að sami hópur/deild geti fengið slíkan styrk á þriggja ára fresti.
Tilgangur ferða þarf að vera að sækja sértæka fræðslu sem er til þess fallin að styðja við þróun á fagsviði/starfsvettvangi á vinnustaðnum. Rökstyðja þarf staðarval náms. Fræðslusjóður styrkir ekki hvataferðir.
A. Ráðstefna innanlands, kostnaður við fræðslu
B. Ráðstefna erlendis, kostnaður við fræðslu
C. Fræðsluferðir starfseininga, kostnaður við fræðslu
a. Fagleg dagskrá vegna fræðsluferða erlendis þarf að skiptast á tvo daga og þarf hún að spanna að lágmarki 4 klst. af fræðslu á dag.
b. Fagleg dagskrá vegna fræðsluferða innanlands skal vera að lágmarki 4 klst. af fræðslu á dag.
D. Ferðakostnaður sem hlýst af ofangreindum verkefnum
a. Flug
b. Gisting:
i. Eingöngu þær gistinætur sem falla til meðan á verkefni (t.d. ráðstefnu) stendur, þ.e. nóttin áður en verkefni hefst, nætur meðan á því stendur og nóttin eftir að því lýkur. Ekki er tekið tillit til gistinátta sökum flugáætlana flugfélaga.
ii. Hámark er á greiðslu fyrir hverja nótt, miðað er við ákvörðun ferðakostnaðarnefndar ríkisins sem byggir á SDR gengi og skiptist í fjóra flokka.
c. Samgöngur innanlands og erlendis, s.s. rútur/lestir milli borga/landshluta vegna staðsetningar verkefnis.
Styrkupphæð vegna verkefna sem fara fram erlendis getur að hámarki numið 85% af heildarkostnaði. Ekki er heimilt að sækja um mismuninn, 15%, í einstaklingsstyrki (starfsmenntunar-, starfsþróunar-, vísindaverkefnastyrki).
4. Hvað er ekki styrkt
Eftirfarandi kostnaðarliðir eru ekki styrktir:
- Fæðiskostnaður eða dagpeningar
- Launatap
- Ferðir innan borga og sveitarfélaga
- Bílastæðagjöld og bensínkostnaður
- Sá hluti fargjalda sem greiddur er með vildarpunktum eða annars konar viðskiptavild
Alla jafna eru eftirfarandi dagskrárliðir ekki styrkhæfir í fræðsluferðum starfseininga:
- Gisting vegna daga sem ekki innihalda fræðslu
- Úrvinnsla hópsins á undangenginni heimsóknarferð
- Heimsóknir í sendiráð
- Göngu- og safnaferðir undir leiðsögn (nema þær falli undir starfssvið einingar)
- Verkefni þar sem leiðbeinandi fer frá Íslandi til að halda námskeið/kynningu/fræðsluerindi á erlendri grundu
- Hópefli/liðsheildarvinna/hvataferðir
- Rannsóknarferðir og samráðsfundir
5. Hvenær þarf að sækja um
Til að fá vilyrði fyrir styrk í tæka tíð vegna fræðslu- og ráðstefnuferða þarf að sækja um með þriggja mánaða fyrirvara.
6. Umsókn og gögn
Umsóknum skal skilað til Fræðslusjóðs Sameykis með rafrænum hætti.
Gögn sem þurfa að fylgja þegar sótt er um vegna fræðsluferða/ráðstefnuferða:
1. Rökstuðningur frá stjórnanda. Þar þarf að koma fram:
a. Hvert er markmið og tilgangur ferðar
b. Hvernig nýtist ferðin til frekari þróunar starfseiningarinnar
c. Rökstuðningur á staðarvali, af hverju verður þessi staður fyrir valinu
d. Hversu margir taka þátt í fræðsluferðinni og hversu margir af þeim eru í Sameyki
e. Nöfn og kennitölur félagsfólks Sameykis
f. Hvort og þá hvenær þessi starfseining hafi áður farið í fræðsluferð
2. Staðfesting sviðsstjóra / umboð
Þegar sótt er um fyrir deild/hóp þarf að koma staðfesting frá sviðsstjóra/sviðsstjórum um að viðkomandi hópi sé heimilt að sækja fræðsluferð/ráðstefnu erlendis og að ferðin styðji við stefnu sviðsins. Ef annar en sviðsstjóri sendir inn umsókn fyrir hönd sviðsins/starfseiningar þá þarf að skila inn undirrituðu umboði frá viðkomandi sviðsstjóra.
3. Bréf frá móttökuaðila
Staðfesting á móttöku hópsins með upplýsingum um tíma og innihald fræðslu. Ef um ráðstefnu er að ræða þá nægir ráðstefnumiði.
4. Ítarleg dagskrá. Þar þarf að koma fram:
a. Hvaða staðir eru heimsóttir, heiti staðarins og nafn tengiliðs.
b. Dagsetningar heimsókna og tímaáætlun í klukkustundum.
c. Innihaldslýsing faglegrar fræðslu fyrir hvern dagskrárlið.
Ef ráðstefna eða námskeið þarf að koma vefslóð eða útgefin gögn um ráðstefnu eða námskeið.
5. Kostnaðaráætlun
Stjórn Fræðslusjóðs Sameykis beinir því til starfseininga og vinnustaða að gæta hófs og skipuleggja fræðsluferðir með eins hagkvæmum hætti og hægt er. Skila þarf inn sundurliðaðri kostnaðaráætlun þar sem fram kemur kostnaður fyrir hvern þátttakanda (flug, gisting, samgöngur, fræðsla) og heildarkostnaður vegna þátttöku félagsfólks Sameykis. Kostnaðarhlutdeild starfseiningar/vinnustaðar vegna fræðsluferða er 15%.
Mikilvægt er ef bókað er í gegnum ferðaskrifstofu að afmarka gistikostnað frá öðrum kostnaði.
7. Styrkfjárhæð
Styrkfjárhæðir eru háðar stöðu sjóðsins hverju sinni og mati stjórnar á þeim verkefnum sem sótt er um styrki fyrir.
8. Afgreiðsla umsókna
Styrkur er greiddur gegn framvísun reikninga fyrir útlögðum kostnaði sem sótt er um styrk fyrir. Reikningar skulu sýna sundurliðun allra kostnaðarþátta, svo sem fræðslu-, samgöngu-, gisti- og flugkostnaðar.
Reikningar þurfa að berast ekki seinna en 12 mánuðum eftir að verkefni lýkur.
Úthlutun úr sjóðnum fer fram a.m.k. ársfjórðungslega eða oftar samkvæmt ákvörðun sjóðsstjórnar.
Um allar umsóknir gildir að hægt verði að kanna styrkhæfi verkefnis áður en lagt er út fyrir kostnaði með því að skila inn umsókn.
9. Gildistökuákvæði
Úthlutunarreglur þessar voru kynntar og staðfestar 15. janúar 2025 af Starfskjaranefnd Sameykis og Reykjavíkurborgar. Reglur þessar eru samþykktar á fundi stjórnar Fræðslusjóðs Sameykis í janúar 2025 og taka gildi 1. febrúar. Við gildistöku falla úr gildi eldri úthlutunarreglur og aðrar ákvarðanir sem ekki eru í samræmi við reglur þessar.
Úthlutunarreglur eru endurskoðaðar reglulega og eru birtar jafnóðum á heimasíðu Sameykis.