„Halló, halló! Þú ert á mjút Guðmundur!“

Mundu að setja hljóðið aftur á ef þú vilt leggja orð í belg. Ef þú æfir þetta þarftu líklega ekki að spyrja alla fundargesti; „HALLÓ, HALLÓ! HEYRIÐI Í MÉR?“

Eftir Axel Jón Ellenarson
Ljósmyndir: Birgir Ísleifur Gunnarsson

Oft heyrir maður stjórnanda á fjarfundum kveðja sér hljóðs með þessum hætti; „Halló, halló! Þú ert á mjút! Þú þarft að stilla þig á unmjút, Guðmundur!“  Fjarfundir hafa þróast hratt og fólk tekið fjarfundatækni ört í sína þjónustu. Fyrirtæki hafa orðið til sem veita þjónustu og þekkingu varðandi fjarfundarbúnað og notkun hans. Stundum sjást fundargestir sinna heimilisstörfum um leið og þeir eru á fjarfundum; ryksuga, hleypa hundinum út, næra sig og þar fram eftir götunum. Þess vegna langaði okkur hjá Sameyki að vita hvort hægt sé að temja sér einhverjar umgengnisreglur á slíkum fundum. Við leituðum því ráða hjá Hafdísi Huld Björnsdóttur og Svövu Björk Ólafsdóttur um þátttöku á fundum og námskeiðum á Netinu. Þær eru sérfræðingar í framkomu á fjarfundum og í verkefnastjórnun ásamt fleiru í eigin fyrirtæki sem stofnað var í janúar 2020, rétt áður en COVID-19 faraldurinn skall á landinu. Fyrirtækið ber heitið RATA og er staðsett í húsi Grósku í Vatnsmýrinni.

 

Stundvísi, athygli og næði
Fyrst er að spyrja, hvernig undirbýr maður sig áður en farið er á vefnámskeið eða fjarfund?

Til að tryggja árangursrík samskipti á vefnámskeiðum og fjarfundum þarf helst að huga að þremur þáttum; tæknimálum, umhverfinu og eigin þörfum.
Tæknimálin eru grunnurinn að góðum fjarfundi eða netnámskeiði. Ef netsambandið er ekki nægilega gott þá hefur það áhrif bæði á hljóð og mynd og erfitt getur reynst að eiga árangursrík samskipti. Það er gott að nota heyrnartól sem veitir betra hljóð og minni truflun. Myndavélin þarf líka að sýna mann í ágætis gæðum. Lýsing og birta hafa mikil áhrif á myndgæðin og því er gott að huga að henni og skella t.d. upp auka lampa á skrifborðið en varast baklýsingu.

Svo er það umhverfið. Það þarf að vera næði í kringum fundargest svo hann geti einbeitt sér að fundinum. Einnig þarf fundargesturinn að vera meðvitaður um að trufla ekki fundinn með umhverfishljóðum eða bakgrunni sem dregur athyglina frá honum.

Mjög mikilvægt er að huga að eigin þörfum. Er ég tilbúin? Er ég með allt við höndina sem ég þarf eins og kaffibolla, vatnsglas og blað og penna til að skrifa hjá mér punkta? Svo er augljóslega mikilvægt að mæta á réttum tíma á fund.

Þarf maður að verka flinkur í tækni til þess að taka þátt í vefnámskeiði?

Í rauninni þarf maður ekki að vera mjög flinkur tæknilega séð til þess að taka þátt í vefnámskeiði eða fjarfundi. Það þarf þó að hafa hugrekki til þess að prófa sig áfram og fikta. Ef þú finnur fyrir óöryggi þá er um að gera að æfa sig og taka prufufund, nota leitarvél til að skoða kennslumyndbönd og lesa sér til. Forritin sem er verið að nota í dag fyrir fjarfundi og netnámskeið eru flest mjög einföld og notendavæn. Þau bjóða upp á að maður prófi bæði hljóð og mynd áður en maður skráir sig inn á fundinn eða námskeiðið. Þetta snýst allt um að prófa sig áfram.

Að vera með á fundinum
Er eitthvað sérstakt sem maður þarf að hafa í huga meðan á viðburði stendur, t.d. ef maður á að vera í mynd og tala?
Það allra mikilvægasta á fjarfundum er að vera á staðnum andlega og bera virðingu fyrir þeim sem eru með manni á fundinum. Það getur maður gert með fjölbreyttum hætti.

Að vera á staðnum. Það getur maður gert með því að vera í mynd og einbeita sér bara að yfirstandandi fundi. Gera ekkert annað á meðan á honum stendur, rétt eins og maður væri á staðnum. Með þeim hætti myndar maður tengingu við þátttakendur, heldur betur athygli fólks og stuðlar að þátttöku.

Til að vera með góða nærveru á fjarfundum þá er mjög mikilvægt að hugsa um hvernig maður sést á tölvuskjánum. Sem dæmi er leiðinlegt fyrir aðra að sjá bara annan helminginn af fundargestinum á skjánum, t.d. bara vangasvipinn, kollinn eða bara undirhökuna. Gott er að horfa bæði á sjálfan sig og aðra á skjánum. Ef þú uppgötvar eitthvað sem er þægilegt, hermdu þá eftir því, ef þú upplifir eitthvað óþægilegt, forðastu þá að gera það líka. Til dæmis að sitja með glugga í bakgrunni veldur sterkri bakgrunnslýsingu sem verður til þess að þú birtist bara sem skuggavera á skjánum og fólk á erfitt með að sjá fundargestinn þig.

Varðandi hljóð þá er það góð regla að taka hljóðið af ef maður er ekki að tala. Með því að gera það þá eru öll aukahljóð ekki að trufla fundinn líkt og hósti, ræskingar, pikk á lyklaborðið o.s.frv.. Mundu að setja hljóðið aftur á ef þú vilt leggja orð í belg. Ef þú æfir þetta þarftu líklega ekki að spyrja alla fundargesti; „HALLÓ, HALLÓ! HEYRIÐI Í MÉR?“

Er í lagi að gera annað á meðan á fundi eða námskeiði stendur?

Ef krafist er þinnar þátttöku í máli og mynd þá mælum við með því að þú sért með fulla athygli á fundinum og þar af leiðandi ekki að gera neitt annað. Það er bæði betra fyrir þig sem og aðra. Það getur verið mjög truflandi fyrir aðra ef eitthvað annað er í gangi. Ef staðan er hins vegar þannig að þú ert bara að afla upplýsinga, hvorki að tala né í mynd, þá er mögulegt að gera eitthvað annað á meðan. Við mælum þó hins vegar ekki með því. Besta gjöfin sem við gefum fólkinu í kringum okkur er að vera með vitundina á viðburðinum og taka virkan þátt.

 

Þægindi eða óþægindi
Er ekki hætt við að mannskapurinn verði sjóveikur ef snjalltæki eins og iPad og iPhone eru á hreyfingu meðan á fundi stendur?
Snjalltæki, t.d símar og spjaldtölvur eru ágætar til síns brúks en mikilvægt er að hafa í huga að nota ekki tæki sem ekki er stöðugt því þá er hætt við því að þú getir skapað óþægindi fyrir aðra. Það er eitt af þeim atriðum sem fundargestir þurfa að vera meðvitaðir um. Það er þægilegt fyrir þann sem er með spjaldtölvuna eða símann sinn en síður gott fyrir hina sem eru á fundinum. Best er að staðsetja þessi tæki á borði eða á þann máta að þau hristist ekki.

Matur og drykkur. Er við hæfi að næra sig meðan á fundum og námskeiðum stendur?

Það fer allt eftir aðstæðum hverju sinni. Það er ágætt að hugsa þetta út frá tveimur atriðum; Hvernig myndi maður haga sér á staðnum og hvernig hagar maður sér í leikhúsi?
Við þurfum öll á næringu að halda og best er að geta náð að nærast á milli funda eða í hléum á námskeiðum. Hvað varðar drykki þá er lítil truflun af slíku og um að gera að hafa þá við höndina. Varðandi mat fer það eftir aðstæðum. Ef krafist er mikillar þátttöku af þinni hálfu er erfitt að borða á meðan. Ef það er hins vegar samþykkt af þeim sem eru á fundinum og ef aðstæður leyfa þá skiptir miklu máli að vera á „mute“ á meðan maður borðar. Flestum þykir ekki skemmtilegt að horfa á fundargesti borða samloku á meðan á fundi stendur þannig að gott er að vera ekki í mynd á meðan. Einnig geta umhverfis- og matarhljóð líkt og skrjáf í bréfi, smjatt og annað í þeim dúr truflað fundinn. Hafa það í huga rétt eins og maður mætir ekki með poka sem skrjáfar í á leiksýningu.

Ef fundurinn er lengri en 2-3 tímar þá mælum við með því að gefin séu hlé þannig að fólk geti sinnt þessum grunnþörfum án þess að það hafi áhrif á fundinn eða námskeiðið. Það leiðir einnig til meiri þátttöku og betri einbeitingu allra þátttakenda.